4 Schlüsselrollen für effiziente Meetings

Zuweisung von Rollen vor der Besprechung

Am Ende eines Meetings ist es sehr häufig der Fall, dass die Teilnehmenden den eigentlichen Zweck des Meetings in Frage stellen. Schlechte Vorbereitung, mangelnde Struktur, schlecht definierte Ziele, fehlende klare Entscheidungen oder generelles Engagement und fehlende Rollenzuweisung sind alles Ursachen, die den Erfolg Ihres Meetings beeinträchtigen können. Einer der wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung des Meetings ist es, die Rollen der Teilnehmenden zu definieren. So können sich diese auf das Meeting vorbereiten, für einen reibungslosen Ablauf sorgen und die Ziele erreichen. Um ein optimales Engagement des gesamten Teams zu fördern, muss jeder Mitarbeiter seine Rolle verstehen. Der Einbezug der Teilnehmenden beschränkt sich nicht auf den Tag des Meetings. Um die Effizienz des Meetings zu gewährleisten, haben die Teilnehmenden vor, während und nach dem Meeting eine Rolle zu spielen.

Die 4 Schlüsselrollen

1. Der Organisator: ein Vermittler & Moderator

Um den Erfolg Ihres Meetings zu gewährleisten, ist es am besten, wenn jemand für die Organisation zuständig ist. Der Organisator fungiert während des gesamten Prozesses als Referenz und definiert die Ziele des Meetings. Er begründet gegenüber den Teilnehmenden die Notwendigkeit des Meetings sowie die Erwartungen, die sich daraus ergeben. Während des Meetings fungiert er/sie auch als Moderator und ermöglicht den Austausch. Seine wichtigen Eigenschaften? Der Moderator ist organisiert, kommuniziert mit Leichtigkeit und weiss, wie man realistische Ziele setzt.

2. Der Protokollführer: Assistenz der Sitzung

Der Protokollführer besetzt natürlich eine der Hauptrollen und trägt wesentlich zum Erfolg des Meetings bei. Während des gesamten Prozesses speist er/sie den Inhalt ein und hält die Teilnehmer auf dem Laufenden. Als solcher muss der Protokollführer aufmerksam und prägnant sein, um das Wesentliche der Diskussionen zu erfassen.

3. Der Zeitwächter

Wenn Sie für jede Ihrer Besprechungen einen Zeitwächter ernennen, verhindern Sie, dass die Zeit überschritten wird und sich die Besprechung in die Länge zieht. Diese Person wird am Tag dafür verantwortlich sein, den Organisator zu informieren, wenn die für einen Punkt vorgesehene Zeit überschritten wird. Daher muss der Organisator des Meetings die Gesamtzeit des Meetings im Voraus festlegen, oder besser noch, die für jeden Punkt vorgesehene Zeit definieren. Der Zeitwächter hat jedoch nach der Besprechung keine besondere Rolle mehr; er muss lediglich das Protokoll sorgfältig lesen, genau wie die anderen Teilnehmer.

4. Die Teilnehmer, vorbereitet und proaktiv

Obwohl die Rollen des Organisators und des Protokollführers zentral sind, wird auch von jedem Teilnehmer erwartet, dass er sich an der Gestaltung des Meetings beteiligt. Um die Effizienz des Meetings zu gewährleisten, sollten die Teilnehmenden aufmerksam sein und sich aktiv an der Diskussion beteiligen. Das bedeutet, dass sie alle Fragen stellen, die für die erfolgreiche Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich sind, und sicherstellen, dass sie über alle benötigten Ressourcen verfügen.

Organisation in der Zeit

Anhand dieser 4 Rollen wollen wir nun die zeitliche Organisation für jede dieser Personen im Detail anschauen. Vor dem Meeting ist es notwendig, die Traktandenliste vorzubereiten und mit den betreffenden Mitarbeitenden zu teilen, damit alle auf derselben Stand sind. Dies wird die Qualität und Dauer Ihrer Besprechungen sicherstellen. Während dem Meeting schreiben Sie das Protokoll, indem Sie Notizen, Entscheidungen und Aufgaben zu den Traktanden in Echtzeit hinzufügen. So verschwenden Sie keine Zeit damit, das Protokoll nach der Besprechung neu zu schreiben. Nach dem Meeting sollten alle Teilnehmenden sofort auf das Protokoll zugreifen und sich notieren können, was von einem Meeting zum nächsten zu erledigen ist.

Vor der Besprechung

Der Organisator

Der Organisator der Besprechung bestimmt das Datum und den Ort der Besprechung. Er/sie ist dann für die Aufstellung der Traktandenliste verantwortlich, indem eine logische Reihenfolge der Themen definiert wird, die besprochen werden sollen. Der Organisator muss auch die Rolle aller Teilnehmenden beschreiben und sich fragen, welche Personen zur Teilnahme eingeladen werden sollen. Damit nur diejenigen eingeladen werden, die einen wirklichen Einfluss auf das Meeting haben. Sobald die Teilnehmenden ausgewählt sind, kann der Organisator die gemeinsame Vorbereitung des Treffens vorantreiben, indem er die Redner bittet, die zu präsentierenden Punkte im Voraus vorzubereiten.

Der Protokollführer

In Zusammenarbeit mit dem Organisator ist der Protokollführer der Garant für eine gut ausgefüllte und organisierte Traktandenliste. Beide stellen den Rahmen der Sitzung zusammen und machen sich Gedanken über die logische Reihenfolge der zu diskutierenden Punkte. Wichtig ist auch, dass der Protokollführer die notwendigen externen Dokumente an die Traktanden anhängt, damit die Teilnehmenden sie vor dem Sitzungs-Tag lesen können. Nachdem die Traktandenliste validiert wurde, stellt der Protokollführer sie den Teilnehmenden zur Verfügung, um sie vorab über die Themen zu informieren, die während des Meetings besprochen werden.

Der Zeitwächter

Die Person, die für die Einhaltung des Zeitplans der Besprechung verantwortlich ist, erfährt vom Organisator, wie lange die Besprechung dauern wird. Idealerweise legen beide die Zeit für die einzelnen Punkte fest, damit die Gesamtzeit für das Meeting nicht überschritten wird.

Die Teilnehmer

Es ist wichtig, dass sich alle Teilnehmende vor dem Tag mit der Traktandenliste vertraut gemacht haben. Dies ermöglicht es jedem, sich zu engagieren und das Gefühl zu haben, dass er/sie für die Besprechung verantwortlich ist. Es ist üblich, dass einige Teilnehmende während eines Meetings als Referenten fungieren. Sie können daher die Traktandenliste ausfüllen, um ihre Beiträge vorzubereiten und zu dokumentieren. Dies erleichtert den reibungslosen Ablauf der Besprechung erheblich und spart dem gesamten Team wertvolle Zeit. Wenn die Teilnehmenden kein Traktandum zu schreiben haben, können sie sich trotzdem privat Notizen machen, um ihre Aussagen, Fragen oder Reaktionen zu einem bestimmten Thema vorzubereiten. Auf diese Weise vergessen sie am Tag der Besprechung keine wichtigen Elemente und vermeiden, dass sie nach der Besprechung einen Kollegen kontaktieren müssen, um Fragen zu stellen, die bereits beantwortet wurden.

Während der Besprechung

Der Organisator

Während der Besprechung fungiert der Organisator als Leiter. Die erste Priorität des Organisators ist es, dafür zu sorgen, dass die Traktandenliste eingehalten wird und Ablenkungen zu vermeiden, die das Meeting unnötig in die Länge ziehen könnten. Zur Einführung ist es eine gute Idee, die Teilnehmenden an den Zweck des Meetings zu erinnern, damit sich jeder von Anfang an einbezogen fühlt.

In den meisten Fällen übernimmt der Organisator auch die Rolle des Moderators, um die Qualität des Austauschs und der Diskussionen zu gewährleisten. Er/sie muss dafür sorgen, dass die Debatte nicht aus dem Ruder läuft und dass die Teilnehmenden die Möglichkeit haben, ihre Meinung zum Thema zu äussern. Ziel ist die Aufrechterhaltung einer positiven Atmosphäre, die eine konstruktive Diskussion unterstützt.

Um das Mitschreiben zu erleichtern und die Nachvollziehbarkeit des wichtigen Austausches zu gewährleisten, arbeitet der Organisator während des gesamten Treffens eng mit dem Protokollführer zusammen. Der Organisator sorgt dafür, dass der Protokollführer genügend Zeit hat, die Diskussionen zusammenzufassen und vor allem die daraus resultierenden Entscheidungen festzuhalten.

Zum Abschluss ist es ratsam, alle Teilnehmenden an die wichtigen Entscheidungen zu erinnern, die gerade getroffen wurden. Der Organisator sollte auch auf wichtige nächste Schritte hinweisen: Soll der Termin für das nächste Treffen festgelegt werden? Ist sich jeder Teilnehmende über seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Klaren? Das Ziel ist es, eine effiziente Nachbereitung von einer Besprechung zur nächsten sicherzustellen.

Der Protokollführer

Der Protokollführer schreibt am Ende der Besprechung das Protokoll und achtet dabei auf eine knappe und systematische Darstellung. Wichtig ist, dass die wesentlichen Punkte notiert werden, wobei manchmal auch Abkürzungen in Kauf genommen werden, um den Faden in den Diskussionen nicht zu verlieren. Formulierungen und Rechtschreibung können später im Rahmen des Korrekturlesens überprüft werden. Das Wichtigste beim Notieren in Echtzeit ist es, die während der Besprechung getroffenen Entscheidungen hervorzuheben, damit sie für alle Teilnehmenden klar sind. Bei einem eher operativen Ansatz übernimmt der Protokollführer auch die Delegation von Aufgaben, die sich aus den Entscheidungen ergeben, an die betroffenen Personen.

Der Zeitwächter

Der Zeitwächter achtet während des Meetings regelmässig auf die Zeit, um sicherzustellen, dass der Zeitplan des Meetings eingehalten wird. Falls nötig, zögert er nicht, den Organisator diskret darauf hinzuweisen, dass das Zeitlimit abgelaufen ist. Der Moderator kann dann die Diskussion abkürzen, indem er auf den Punkt kommt, um eine Entscheidung zu treffen. Am Ende des Meetings verkündet der Zeitwächter allen Teilnehmern, dass die Zeit aufgebraucht ist.

Die Teilnehmer

Zu oft sind die Teilnehmenden eines Meetings abgelenkt und schauen eher auf ihr Handy, als dass sie der Diskussion Aufmerksamkeit schenken. Wenn wir an einer Besprechung teilnehmen, müssen wir zu 100 % aufmerksam sein, um die wesentlichen Punkte zu vermitteln. Es ist besonders wichtig, darauf zu achten, dass auch Entscheidungen getroffen werden. Nur so kann auch das Endziel im Auge behalten und zu dessen erfolgreichem Abschluss beigetragen werden. Zuhören, zur Diskussion beitragen und sich nicht ablenken lassen gehören zu den Aufgaben eines jeden Teilnehmenden. Kurz gesagt: Seien Sie während Ihrer Teambesprechungen aktiv und engagiert!

Schliesslich sollten die Teilnehmenden nicht zögern, am Ende des Meetings Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass sie die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, verstanden haben. Es ist wichtig, an den operativen Teil der Besprechung zu denken, damit die durchgeführten Aktivitäten ein Erfolg für das gesamte Team sind.

Nach der Sitzung

Der Organisator

Nach der Besprechung stellt der Organisator sicher, dass die Aufgaben erledigt werde und dass alle Teilnehmenden auf keine Schwierigkeiten stossen, die sie am Weiterkommen und Erreichen der Ziele hindern könnten. Mit Hilfe des Protokollführers ermöglicht er/sie allen Teilnehmenden den Zugriff auf das Protokoll des Meetings, damit alle den Inhalt überprüfen, die übertragenen Aufgaben und die nächsten Termine notieren können.

Der Protokollführer

Nach dem Meeting überprüft der Protokollführer die live gemachten Notizen, um sie zu formatieren, zu vervollständigen und ggf. zu korrigieren. Ziel ist es, die Worte der Referenten so deutlich wie möglich zu machen. Nach der Überprüfung und Validierung des Protokolls sorgt der Protokollführer ausserdem dafür, dass alle zu übermittelnden Dokumente den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Sobald dies geschehen ist, kann das Protokoll an alle Teilnehmende geschickt werden, die sich dann bei Bedarf darauf beziehen können. Das Protokoll muss so präzise sein, dass es auch von denjenigen verstanden werden kann, die bei der Sitzung nicht anwesend waren, oder von anderen externen Mitgliedern. Eine sorgfältige und organisierte Niederschrift fördert die effiziente Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und erleichtert die Organisation des nächsten Meetings.

Die Teilnehmer

Spätestens 24 Stunden, nachdem sie das vom Organisator bestätigte Protokoll erhalten haben, müssen die Teilnehmenden das Protokoll sorgfältig lesen. Es ist viel einfacher, das Protokoll zu lesen, wenn das Meeting noch frisch ist und man die wichtigsten Ziele noch im Kopf hat. Alle Teilnehmenden sollten sich dann die Zeit nehmen, alle Aufgaben zu notieren, die ihnen zugewiesen wurden. Sie werden darauf achten, die Fristen für diese Aufgaben einzuhalten, besonders wenn sie bis zum nächsten Treffen erledigt sein müssen. Wenn nötig, werden die Teilnehmenden nicht zögern, ihre Vorgesetzten um Hilfe zu bitten, um sicherzustellen, dass die Ziele in der vorgegebenen Zeit erreicht werden. Und denken Sie daran: Um Hilfe zu bitten, ist kein Eingeständnis von Schwäche, ganz im Gegenteil!

Bonus: Vorbereitung, die Schlüsselphase des Meetings

Durch diesen Artikel sehen wir, wie gut definierte Rollen ein effizientes Meeting fördern. Deshalb ist die Vorbereitungsphase essentiell für ein gutes Meeting. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Meeting richtig vorzubereiten, indem Sie die Ziele definieren, die richtigen Personen einladen, ihnen bestimmte Rollen zuweisen und die Traktandenliste und deren Zeitplanung sorgfältig vorbereiten, wird Ihr Meeting ein echter Erfolg! Wir haben hier 4 Schlüsselrollen aufgelistet, aber natürlich gibt es noch viele andere wichtige Rollen: der Entscheidungsträger oder der Mediator sind alles Rollen, die je nach internen Richtlinien zugewiesen werden können. Es geht einfach darum, dass sich jeder Teilnehmende seines Einflusses auf den reibungslosen Ablauf des Meetings und auf die Erreichung der Ziele bewusst ist. Es wird oft vergessen, dass die Organisation eines Meetings eine echte Teamleistung ist und nicht in der alleinigen Verantwortung des Initiators liegt. Wenn Sie diesen Ansatz übernehmen, werden Sie zweifellos die Effizienz Ihrer Firmenmeetings verbessern! Natürlich gibt es digitale Tools, die Ihnen helfen, Ihre Meetings effizient zu gestalten.

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