6 Tipps für eine effiziente Teamsitzung

Die Ursachen für eine ineffiziente Sitzung können vielfältig sein: schlechte Vorbereitung, Wiederholung, mangelndes Engagement der Teilnehmer, schlecht definierte Ziele, Unfruchtbare Debatten, endlose Diskussionen, die zu keiner Beschlussfassung führen… so viele Rückschläge, die die Produktivität Ihrer Teams schwächen.

Aber wie können wir dieser Geißel der unproduktiven Sitzungen entgegenwirken? Die Lösung liegt in der Einführung einfacher, aber zumindest wesentlicher Praktiken für das reibungslose Funktionieren eines Arbeitstages.

1. Die Teilnehmer bitten sich frühzeitig vorzubereiten und mit der Tagesordung zusammenarbeiten

Zunächst sollten alle Tagesordnungen Ihrer Sitzungen im Voraus erstellt und verbreitet werden. Eine Sitzung ist nur dann wirksam, wenn alle Teilnehmer bereit sind, zum Austausch beizutragen. Als Teamleiter sollten Sie daher die Teilnehmer auffordern, ihre Beiträge im Vorfeld vorzubereiten, um die Qualität zukünftiger Diskussionen zu gewährleisten. Der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen, besteht darin, zunächst eine gemeinsame, für alle Mitglieder des Teams zugängliche und veränderbare Tagesordnung zu schaffen. Dies wird das Engagement der Teilnehmer auf dem Treffen stärken, da sie bereits vor der Vorbereitung dazu beigetragen haben. Geben Sie Ihren Teams Verantwortung und geben Sie ihnen das Wort!

Die Zusammenarbeit bei der Vorbereitung Ihrer Sitzungen wird nicht nur Ihre Sitzungen produktiver gestalten, sondern auch einen ersten Schritt in Richtung einer integrativeren internen Kultur darstellen. Als Teamleiter achten Sie darauf, dass Sie die Ideen und Beiträge aller wertschätzen. Treffen sind der ideale Ort, um die Kultur Ihres Unternehmens zu formen, zu fördern und zu verbreiten.

Erstellen Sie mit WEDO Ihre Traktandenliste und laden Sie Ihre Kollegen ein, die verschiedenen Punkte mit passenden Inhalten (Dateien, Absätze, Privatnotizen…) zu versorgen. Arbeiten Sie mit bei der Vorbereitung Ihrer nächsten Teamsitzung.

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2. Sicherstellen, dass jeder an den Diskussionen teilnimmt und die Redezeit jedes Einzelnen eingehalten wird

Am Tag X muß der Initiator der Sitzung die Rolle des „Vermittlers“ übernehmen und den freien Handel zwischen den Teilnehmern fördern. Achten Sie auf die Interaktionen und behalten Sie dabei einen kritischen und konstruktiven Blick. Es geht auch darum, die Dynamik der Sitzung zu überwachen und gleichzeitig die ursprünglichen Ziele im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass sie erreicht werden. Manchmal kann ein Referent Einfluss auf introvertierte Menschen nehmen. Um den Handel zu erleichtern, müssen Sie dafür sorgen, dass jeder seine Meinung äußern kann. Schaffen Sie ein angenehmes Klima, um einen konstruktiven und wohlwollenden Austausch zwischen Ihren Teammitgliedern zu fördern.

Was ist konkret zu tun, wenn ein oder zwei Personen die Gespräche dominieren?

  • Runde gehen, um die Meinung der diskreteren Teilnehmer einzuholen.
  • Auf Unterbrechungen achten: Wenn jemand unterbrochen wird, sollte er seine Rede beenden können.
  • Förderung eines wohlwollenden Umfelds durch Hinweis darauf, dass jeder seinen Beitrag leistet und dass es keine „dummen“ Ideen oder Fragen gibt.

Dieser Rahmen wird es ermöglichen, Ideen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und engere Beziehungen zu schaffen, um gemeinsam gemeinsame Ziele zu erreichen.

Oft sind ineffiziente Sitzungen von langer Dauer. Wenn es Ihnen nicht gelingt, die Redezeit jedes Redners zu begrenzen, verlieren Sie wertvolle Zeit. Vergessen Sie nicht, dass die Zusammenführung einer Gruppe von Mitarbeitern im selben Raum für das Unternehmen mit hohen Kosten verbunden ist.

Die Erstellung einer Tagesordnung ist der erste Schritt zur Einhaltung der Zeit Ihrer Mitarbeiter. Dies wird Ihnen helfen, sich auf den Zweck der Sitzung zu konzentrieren und unnötige Abschweifungen zu vermeiden.

Der zweite Schritt besteht darin, die Bedeutung der Pünktlichkeit hervorzuheben. Sollte ein Teilnehmer zu spät zu den Teamsitzungen kommen, teilen Sie ihm Ihre Kommentare mit.

Schließlich bedeutet, die Zeit eines jeden zu respektieren, dass man auch erkennen kann, wann eine Sitzung abgesagt oder verkürzt werden muss. Wenn die meisten Mitglieder nicht anwesend sind oder die Tagesordnungspunkte bereits zu einem anderen Zeitpunkt behandelt wurden, sollten Sie die wertvolle Zeit Ihres Teams nicht in Anspruch nehmen und es ihr überlassen, sich auf ihre Prioritäten und möglichen künftigen Termine zu konzentrieren.

3. Zeit nehmen, um die geleistete Arbeit anzuerkennen und Fragen zu den jeweiligen Belastungen und Anliegen zu stellen

Nehmen Sie sich als Führungskraft Zeit, um die Arbeit Ihres Teams während Ihrer Sitzungen anzuerkennen. Die Förderung im Plenum wird der gesamten Gruppe zugute kommen und eine positive und konstruktive Dynamik bewirken. Außerdem wird diese Praxis den Vorteil haben, dass sie denjenigen, die nicht nach Ihren Vorstellungen gearbeitet haben, den Weg weist. Das öffentliche Lob wird sie ermutigen, sich ein Beispiel an dem zu nehmen, was Ihnen Anerkennung verschafft hat.

Aber passen Sie sich dem Temperament des Einzelnen an. Obwohl die meisten Menschen gerne öffentlich gelobt werden, gibt es Leute, die öffentliche Aussagen nicht mögen.

Eine weitere Alternative: Bitten Sie den Rest der Gruppe um Stellungnahme. Eventuell können Sie einen Feedbackbereich in Ihre Traktandenliste aufnehmen. Dies ist ein ausgezeichneter Weg, um die Arbeitnehmer zu ermutigen, die Arbeit ihrer Kollegen anzuerkennen. Die Anerkennung der von Ihrem Team geleisteten Arbeit wird zu einer produktiven Dynamik führen und gleichzeitig einen starken Gruppenzusammenhalt schaffen.

Aufgrund einer schlechten Kommunikation kann es vorkommen, dass die Führungsprobleme einer Organisation der Unternehmensleitung nicht bekannt sind. Um dies zu vermeiden, organisieren Sie bilaterale Treffen und Teamsitzungen, um Ihre Kollegen über Blocker zu befragen, die ihre Arbeit behindern könnten.

Als Teamleiter wird die Aufwertung einer transparenten Kommunikation die Rahmenbedingungen für die Problemlösung schaffen. Wenn Ihre Mitarbeiter Vertrauen haben, werden sie es wagen, offen über die Hindernisse zu sprechen, denen sie bei ihrer täglichen Arbeit begegnen. Gemeinsam können Sie diese lösen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Laden Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen ein, über ihre Anliegen zu sprechen: Bei Ihren Teamsitzungen sollten Sie sich regelmäßig an den Tisch setzen, damit sich alle frei und ehrlich äußern können.

4. Effiziente Überwachung der Aktivitäten

Die Folgemaßnahmen sind zweifellos die wichtigsten Elemente Ihrer Teamsitzungen, da sie Ihnen helfen werden, Ihre Ziele zu erreichen. Nach dem Sitzungen müssen die Mitglieder Ihres Teams wissen, was von ihnen erwartet wird. Es geht darum, die berühmte Frage zu beantworten, „wer was macht und wann“. Sie veranstalten nicht nur Sitzungen, um sich über verschiedene Themen auszutauschen, sondern das Hauptziel besteht darin, konkrete Aktionen in die Tat umzusetzen. Das Follow-up der Sitzung muss daher ebenso sorgfältig behandelt werden wie ihre Vorbereitung. Denken Sie am Ende des Sitzungen bereits an den nächsten, um ein wirksames Follow-up zu gewährleisten.

Wie können die Maßnahmen am besten wirksam überwacht werden?

Eine der wirksamsten Methoden besteht darin, nach jedem Sitzungsthema die sich daraus ergebenden Aufgaben klar festzuhalten. Denken Sie auch daran, Ihre Aufgaben direkt zu vergeben, um Ihr Team so schnell wie möglich einsatzbereit zu machen.

3 Tipps für klare und eindrucksvolle Aufgaben:

  • Mit einem unendlichen Verb beginnen, um konkrete Maßnahmen vorzuschlagen
  • Möglichst präzise sein! Denken Sie daran, dass die Aufgabe von einer dritten Person verstanden werden muss
  • Benennung eines Verantwortlichen für jede Aufgabe und Angabe der Frist

WEDO verbindet die dynamische Berichterstattung mit dem kollaborativen Aufgabenmanagement. Nehmen Sie Ihre Aufgaben direkt in der Sitzung wahr, delegieren Sie diese an Ihre Kollegen und geben Sie deren Termine an. Auf diese Weise wird Ihr Team in der Lage sein, die Maßnahmen unmittelbar nach dem Treffen zu überwachen.

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5. Protokoll mit allen Teilnehmern teilen

Um den Erfolg des Follow-up-Prozesses zu gewährleisten, sollten Sie dafür sorgen, dass die Sitzungsprotokoll verteilt werden. Die Mitglieder Ihres Teams müssen schnell auf eine Unterstützung zugreifen können, auf die sie sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben stützen können. Eine Teamsitzung scheitert, wenn die Teilnehmer nicht wissen, was sie nach dem Treffen zu tun haben. Um die Kommunikation zu erleichtern, ist es wichtig, die richtige Darstellung Ihres Diskussionsberichts zu gewährleisten: Heben Sie die kollektiven Entscheidungen und Aufgaben hervor. Sorgen Sie dafür, dass wichtige Informationen klar und deutlich herausgearbeitet werden, damit sie von Ihren Kollegen übernommen werden. Das Protokoll Ihrer Besprechungen bestätigt letztlich die Relevanz Ihrer Sitzung für die Teilnehmer.

Mit WEDO verteilen Sie die Protokolle mit wenigen Klicks direkt von der Plattform an die Teilnehmer.

6. Teammitglieder zur Organisation der Sitzungen befragen

Die Meinung Ihrer Kollegen ist wichtig und wird Ihnen helfen, Ihre Sitzungen zu optimieren. Wenn Ihr Team von der Relevanz Ihrer Treffen überzeugt ist, wird es besser in der Lage sein, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Niemand verschwendet gern seine Zeit! Darüber hinaus wird die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Meinung zum Ausdruck zu bringen, Ihnen helfen, eine integrative Kultur zu entwickeln und sicherzustellen, dass Ihre Sitzungen in Zukunft von Nutzen sein werden. Fragen Sie die Mitglieder Ihres Teams konkret, was ihrer Meinung nach Ihre Sitzungen effizienter gestalten könnte.

Alternativ bitten Sie Ihre Mitarbeiter am Ende der Sitzung um eine Stufe von 1-3:

  • 3: Diese Sitzung ist gut organisiert und hilft mir, meine Ziele zu erreichen.
  • 2: Die Sitzung ist nützlich, aber ihre Organisation muss verbessert werden.
  • 1: Ich habe das Gefühl, meine Zeit verschwendet zu haben, dieses Sitzung war nicht hilfreich.

Laden Sie jeden Teilnehmer dazu ein, mit erhobenen Fingern anzugeben, wie viele Punkte er erreicht, und erkunden Sie den Saal schnell. Am Schluss fragen Sie die Siebenten, welche Verbesserungspunkte sie für nötig halten.

Sie möchten die Führung Ihrer Teamsitzungen mit einem einfachen technologischen Tool verbessern? WEDO ist die Lösung, mit der Sie Ihre Sitzungen nützlich und effizient gestalten können!

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Mit WEDO können Sie sich auf die Teambesprechung vorbereiten, die Protokolle in Echtzeit schreiben und die zugewiesenen Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgen.