Was ist ein Sitzungsprotokoll?

Das Protokoll ist eine Zusammenfassung des Austauschs und der beobachteten Diskussionen während einer Sitzung, sowie der getroffenen Entscheidungen und Massnahmen. Eine Besprechung gilt als erfolgreich, wenn im Anschluss ein Protokoll erstellt, dieses schnell verteilt wird und es die wichtigsten Informationen enthält: was besprochen wurde, wer was wann erledigt hat und welche Aufgaben sich aus den Entscheidungen ergeben haben. Das Sitzungsprotokoll gibt Auskunft über:

• Teilnehmende
• Abwesende (und Entschuldigte)
• Besprechungsort
• und das Datum der Besprechung

Jedes besprochene Traktandum sollte folgendes enthalten:

• Der Moderator dieses Traktandums
• Eine Zusammenfassung der wichtigsten Diskussionen
• Die getroffenen Entscheidungen
• Während der Besprechung festgelegte Aufgaben, die den Teilnehmenden zugewiesen werden, möglichst mit einem Fälligkeitsdatum.

Die wichtige Rolle des Protokollführers

Der Protokollführer spielt eine wichtige Rolle für den reibungslosen und erfolgreichen Ablauf des Meetings. Oft ist die Person, die für die Vorbereitung des Meetings zuständig ist, auch für das Verfassen des Protokolls und die Verteilung der endgültigen Version an alle Teilnehmende verantwortlich. Daher muss der Protokollführer über eine Reihe von Qualitäten verfügen: Präzision, Systematik, die Fähigkeit zuzuhören, Schnelligkeit und Organisation sind wesentliche Pluspunkte, um ein Meeting von der Vorbereitung bis zum Abschluss gut zu führen.

1. Vorbereitung Traktandenliste

Damit ein Meeting optimal verläuft, ist es natürlich notwendig, viel Zeit in die Vorbereitung zu investieren. Daher muss der Verfasser mit Unterstützung des Organisators die Traktandenliste gewissenhaft vorbereiten und dabei die Ziele des Meetings im Auge behalten. Die Traktandenliste ermöglicht es, den Teilnehmenden die zu besprechenden Themen im Voraus zu präsentieren. Sein Hauptzweck ist es, das Treffen am Tag zu erleichtern. Während des Meetings, ob persönlich oder per Videokonferenz, werden die Punkte in chronologischer Reihenfolge abgehandelt, weshalb die Traktandenliste im Vorfeld darauf abgestimmt werden muss. Um den Ablauf der Besprechung zu erleichtern, kann der Protokollführer der Traktandenliste Absätze und Dateien hinzufügen, um eine ausreichende Dokumentation zur Verfügung zu stellen und diese den Teilnehmern zugänglich zu machen. Eine sorgfältig vorbereitete Traktandenliste fördert ein effizientes und funktionierendes Meeting!

2. Freigabe der Traktandenliste vor der Besprechung

Idealerweise sollte die Traktandenliste gemeinsam erstellt werden. Jeder Teilnehmer sollte zu dem Traktandum, für den er zuständig ist, einen Beitrag leisten können. Wenn Sie dies in Ihrer Organisation tun, sollte der Verfasser den Inhalt der Traktandenliste vor dem Tag der Besprechung überprüfen. Auf diese Weise hat er die zu behandelnden Themen und die Reihenfolge, in der sie besprochen werden sollen, im Kopf. Durch die Überprüfung der Traktandenliste behält die Protokollführung das Hauptthema der Besprechung im Auge und kann das Verfassen des Protokolls optimieren.

3. Zusammenfassung der Diskussionen

Um sicherzustellen, dass die Protokolle der Diskussionen von allen eingesehen und verstanden werden können, muss die Protokollführung den Überblick behalten und sich gleichzeitig bemühen, ausreichend klar zu bleiben, um den Austausch mit Präzision wiederzugeben. In der Tat müssen diejenigen, die nicht anwesend sind, in der Lage sein, die Essenz der Diskussionen und der getroffenen Entscheidungen durch das Lesen des Protokolls zu verstehen. Zu komplexe Sätze würden zu einer langweiligen Lektüre führen. Deshalb muss der Schreiber prägnant sein und die manchmal komplexen Diskussionen zusammenfassen können.

4. Schreiben Sie systematisch

Bei einem Protokoll ist der Schreibstil ein wichtiges Element, welches die Qualität des Berichts bestimmen wird. In der Tat ist es ratsam, systematisch vorzugehen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass der Protokollführer seine Effizienz steigern kann und einen klaren Rahmen für das Protokoll im Kopf hat. Ausserdem wird es dadurch leichter zu lesen. Wenn Sie also einen Bericht schreiben müssen, versuchen Sie zu überlegen, wie Sie Ihren Text am besten aufbauen. Sie könnten zum Beispiel jeden Ihrer Punkte folgendermassen zusammenstellen:

• Fügen Sie Absätze hinzu, um die Essenz der Diskussion zu erfassen
• Heben Sie die Entscheidungen die Sie treffen speziell hervor
• Listen Sie Aufgaben, die sich aus den Entscheidungen ergeben und benennen Sie eine verantwortliche Person für jede Aufgabe

Kurz gesagt, jeder Ihrer Punkte wird zwischen Absätzen, Entscheidungen und Aufgaben gegliedert sein. Wenn Sie einen solchen Rahmen vor Augen haben, vermeiden Sie Wichtiges zu vergessen und bleiben fokussiert auf die Entscheidungsfindung.

5. Entscheidungen hervorheben

Wie bereits erwähnt, ist es sehr wichtig, alle während der Sitzung getroffenen Entscheidungen hervorzuheben. Vergessen wir nicht, dass Meetings oft dazu dienen, verschiedene Themen zu beschliessen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Fragen Sie sich daher immer am Ende eines Absatzes, ob eine validierte Entscheidung es verdient, hervorgehoben zu werden. Indem Sie auf die Hervorhebung von Entscheidungen achten, erleichtern Sie auch den Teilnehmenden oder denjenigen, die nicht anwesend sind, das Nachlesen des Dokuments.

6. Zuordnen von Aufgaben während der Besprechung

Zu oft wissen die Teilnehmer am Ende eines Meetings nicht, was zu tun ist und vor allem, wer für die zu ergreifenden Massnahmen verantwortlich ist. Damit die Mitarbeitenden am Ende des Meetings einsatzbereit sind, sollten Sie die Aktionen, die von einem Meeting zum nächsten durchgeführt werden sollen, klar definieren. Bestimmen Sie ausserdem für jede Aufgabe einen Verantwortlichen - auch wenn das bedeutet, dass Sie alle Personen angeben müssen, die an der jeweiligen Aufgabe beteiligt sind. Wenn Sie können, geben Sie auch das Fälligkeitsdatum an, damit der Verantwortliche weiss, wie lange er Zeit hat für die Erledigung.

7. Zusammenfassung der Sitzung

Dieser Tipp ist für diejenigen, die einen "zusammenfassenden" Punkt machen wollen, um das Nachlesen des Protokolls zu erleichtern. Dies hat auch den Vorteil, dass die wichtigen Elemente, wie z. B. die wichtigsten Entscheidungen, in den Köpfen der Teilnehmenden verankert werden. Eine Zusammenfassung kann z. B. nur die wichtigsten Entscheidungen oder die vor dem nächsten Status-Meeting vorrangig zu erledigenden Aufgaben enthalten. Sie können Ihre Zusammenfassung auch in einer Aufzählung darstellen - wichtig ist, dass Sie sie kurz und knapp halten.

8. Kurzes Korrekturlesen und Korrektur des Protokolls

Es ist klar, dass es wichtig ist, das Protokoll am Ende der Besprechung noch einmal durchzulesen. Am besten erledigen Sie diese manchmal etwas mühsame Aufgabe direkt nach der Besprechung. Auf diese Weise hat der Protokollführer immer noch die wichtigsten Themen der Diskussionen im Kopf und kann eine genauere und effizientere Arbeit abliefern. Nach dem Korrekturlesen kann das Protokoll schnell an alle Teilnehmenden weitergegeben werden, damit diese sich sofort an die Arbeit machen können. Diejenigen, die nicht anwesend sind, können die Diskussionen zur Kenntnis nehmen und auch die Massnahmen durchführen, für die sie möglicherweise verantwortlich sind.

Zusammenfassung

Digitale Werkzeuge erleichtern die Protokollführung

Nach der Durchsicht dieser 8 Tipps können wir sehen, wie anspruchsvoll der Job des Protokollführers ist. Aber wie können Sie dann all diese Empfehlungen leicht abdecken, um Ihr Besprechungsprotokoll effektiv zu schreiben?

Glücklicherweise gibt es viele kollaborative Tools, die Ihnen bei dieser manchmal mühsamen und zeitraubenden Aufgabe helfen. WEDO unterstützt Sie vor, während und nach dem Meeting, damit Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren können: den Erfolg Ihres Meetings. Indem Sie während aller Phasen des Meetings zusammenarbeiten, fördern Sie auch den ordnungsgemässen Ablauf des Meetings. In der Tat muss der Protokollführer von allen Teilnehmern unterstützt werden, die alle für den Erfolg des Meetings verantwortlich sind.

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