Übermittlung der Traktandenliste und dem Sitzungsprotokoll per E-Mail

Senden Sie die Traktandenliste und das Sitzungsprotokoll per E-mail an die Teilnehmer, diese zu gegebener Zeit zur Kenntnis zu nehmen. Um den Versand zu erleichtern, werden in jedem Schritt Nachrichten-vorlagen angeboten. Sie haben jedoch die Möglichkeit, den Inhalt und den Inhalt der Nachricht bei Bedarf zu ändern. Die Empfänger erhalten so eine E-mail mit der Einladung zur WEDO-Sitzung. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Mitteilungen, die die Empfänger je nach Sitzungs Schritte erhalten.

Um die Traktandenliste oder das Sitzungsprotokoll per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Umschlag (1) - dieser ist in jedem Schritt oben rechts auf dem Bildschirm abrufbar.

Es öffnet sich ein Fenster: Standardempfänger sind die Teilnehmer der Sitzung. Sie können jedoch einige löschen (2) oder hinzufügen (3). Nachdem das Objekt und die Nachricht vervollständigt sind, klicken Sie auf Per E-Mail versenden (4).

Schritt 1 - Traktandenliste in Vorbereitung

Die Teilnehmer werden gebeten, ihre Notizen zu den Traktanden hinzuzufügen.

Schritt 2 - Traktandenliste bestätigt

Die Teilnehmer werden gebeten, die Traktandenliste zu lesen, um sich auf die Sitzung vorzubereiten.

Schritt 3 - Sitzungsprotokoll in Bearbeitung

Die Sitzung beginnt: Die Teilnehmer werden gebeten, dem Protokoll in Echtzeit zu folgen.

Schritt 4 - Überprüfung des Sitzungsprotokoll

Die Teilnehmer werden gebeten, das Protokoll nochmals zu lesen und allfällige Bemerkungen weiterzuleiten.

Schritt 5 - Sitzungsprotokoll gesperrt

Die Teilnehmer werden gebeten, das Protokoll zur Kenntnis zu nehmen, um die Folgemassnahmen von einer Sitzung zur anderen zu gewährleisten.

Auch in dieser Version zu entdecken

Traktandum in andere Sitzung kopieren

Neu kann ein Punkt oder Unterpunkt in die Traktandenliste einer anderen Sitzung kopiert werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Sitzungen miteinander verbinden, indem Sie Informationen leicht austauschen. Bitte beachten Sie, dass der gesamte Inhalt des Punktes kopiert wird, entweder Notizen, Entscheidungen, Aufgaben oder Anhänge.

Sie können ein Traktandum aus dem Inhaltsverzeichnis kopieren - oder aus dem jeweiligen Punkt. Klicken Sie auf den Schaltfläche mit den drei vertikalen Punkten (1) und dann auf Kopieren nach… (2).

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie festlegen können, in welcher Sitzung der Punkt kopiert werden soll: Wählen Sie zuerst den Arbeitsbereich, dann die Sitzung und beenden Sie die Position der Kopie in der Traktandenliste (3).

Klicken Sie schließlich auf Kopieren (4).