4 rôles clés pour des réunions efficaces

Attribuer les rôles avant la réunion

À l’issue d’une réunion, il est très fréquent que les participants se questionnent sur la réelle utilité de celle-ci. Mauvaise préparation, manque de structure, objectifs mal définis, absence de décisions claires, manque d’engagement général et non-attribution de rôles ; autant de causes qui peuvent compromettre le succès de votre réunion. En prévision de la réunion, l’une des étapes clés est de définir les rôles des participants afin que ceux-ci se préparent à la rencontre, garantissent sa bonne conduite et assurent l’atteinte des objectifs fixés. Pour favoriser un engagement optimal de toute l’équipe, chaque collaborateur doit donc comprendre son rôle. Comme on l’imagine trop souvent, l’implication des participants ne se limite pas seulement au jour de la réunion. Pour garantir l’efficacité de la séance, les participants ont un rôle à jouer avant, pendant et après la rencontre.

Les 4 rôles clés

1. L’organisateur : un animateur et un facilitateur

Pour garantir le succès de votre réunion, il est préférable d’avoir une personne en charge de son organisation. L’organisateur fait office de référent tout au long du processus et définit les objectifs de la rencontre. Il justifie auprès des participants la nécessité de la séance ainsi que les attentes qui en découlent. Durant la réunion, il fait également office d’animateur et facilite les échanges. Ses qualités principales ? Il est organisé, communique avec aisance et sait fixer des objectifs réalistes.

2. Le rédacteur : secrétaire de la réunion

Le rédacteur tient bien évidemment l’un des rôles principales et contribue grandement au succès de la réunion. Tout au long du processus, il alimente le contenu et tient les participants informés. De par sa fonction, le rédacteur du compte rendu se doit d’être attentif et synthétique afin de relever l’essence des discussions.

3. Le gardien du temps

Nommer un gardien du temps pour chacune de vos rencontres vous évitera de digresser et de prolonger la durée de celles-ci. Cette personne que vous nommerez sera responsable, le jour J, d’informer l’organisateur si tôt que le temps imparti pour un point sera dépassé. De ce fait, l’organisateur de la réunion se doit, au préalable, de définir le temps total de la réunion, ou mieux encore, de délimiter le temps prévu pour chaque point. Par contre, le time keeper n’aura pas de rôle particulier à jouer après la réunion, il sera uniquement tenu de relire le compte rendu attentivement au même titre que les autres participants.

4. Les participants, préparés et proactifs

Bien que les rôles de l’organisateur et du rédacteur soient primordiaux, chaque participant est censé s’investir afin de faire en sorte que la réunion compte. Pour garantir l’efficacité de la réunion, les participants doivent être attentifs et participer activement aux échanges lorsque cela est souhaité. Il s’agit de poser toutes les questions nécessaires à la bonne réalisation de leurs tâches respectives et de s’assurer qu’ils disposent de toutes les ressources nécessaires.

Organisation dans le temps

Selon ces 4 rôles, observons maintenant en détails l’organisation dans le temps pour chacune de ces personnes. Avant la réunion, il s’agira de préparer et partager les points à l’ordre du jour avec les collaborateurs concernés pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Ainsi, vous assurerez la qualité et la durée de vos réunions. Durant la réunion, vous rédigerez le compte rendu en ajoutant en temps réel des notes, des décisions et des tâches aux point de l’ordre du jour. Vous ne perdrez plus de temps à réécrire le compte rendu après la réunion. Après la réunion, chaque participant doit pouvoir accéder instantanément au procès-verbal et prendre note de ce qui est à faire d’une réunion à la suivante.

Avant la réunion

L’organisateur

L’organisateur de la réunion définit la date et le lieu de la rencontre. Il est ensuite chargé d’établir l’ordre du jour en définissant dans un ordre logique les thématiques qui devront être traitées. Il se doit également de décrire le rôle de chaque participant et de se questionner sur les personnes qui doivent être convoquées afin de solliciter uniquement celles qui ont un réel impact sur la rencontre. Une fois les participants sélectionnés, l’organisateur peut favoriser une préparation collaborative de la réunion en demandant aux intervenants de préparer, en avance, les points qu’ils devront présenter.

Le rédacteur

En collaboration avec l’organisateur, le rédacteur est le garant d’un ordre du jour bien complété et organisé. Tous deux composent la trame de la réunion et réfléchissent à la succession logique des points à aborder. Il est également important que le rédacteur joigne les documents externes nécessaires à l’ordre du jour afin que les participants puissent en prendre connaissance avant le jour J. Une fois l’ordre du jour validé, le rédacteur le met à disposition des participants afin de les informer au préalable des thématiques qui seront traitées lors de la réunion.

Le gardien du temps

La personne qui sera chargée du respect du timing de la réunion se renseigne auprès de l’organisateur afin de déterminer combien de temps durera la réunion. Dans l’idéal, tous deux définissent le temps imparti pour chaque point afin ne pas outrepasser le temps total accordé à la réunion.

Les participants

Il est essentiel que chaque participant ait pris connaissance de l’ordre du jour avant le jour J. Ceci permettra à chacun d’être engagé et se sentir concerné par la réunion. Il est fréquent que certains participants tiennent le rôle d’intervenants durant une rencontre. Ces derniers peuvent donc alimenter l’ordre du jour afin de préparer et documenter leurs interventions. Cela facilitera grandement le bon déroulement de la réunion et fera gagner un temps précieux à toutes l’équipe concernée. Si les participants n’ont pas de point à l’ordre du jour à rédiger, ils peuvent tout de même prendre des notes de façon privée afin de préparer les interventions, les questions ou encore les réactions par rapport à telle ou telle thématique. Ainsi, le jour de la séance, ils n’oublieront pas d’éléments importants et éviteront ainsi de devoir contacter un collègue à l’issue celle-ci pour poser des questions auxquelles on avait déjà répondues.

Pendant la réunion

L’organisateur

Durant la réunion, l’organisateur fait office de chef d’orchestre. Il doit en priorité veiller à faire respecter l’ordre du jour afin d’éviter toute digression qui pourrait prolonger inutilement la réunion. En guise d’introduction, il est souhaitable de rappeler aux participants le but de la réunion afin que tous se sentent engagés dès le début des échanges.

Dans la plupart des cas, l’organisateur endosse également le rôle de facilitateur afin de garantir la qualité des échanges et des discussions. Il doit veiller à ce que le débat ne s’enlise pas et faire en sorte que chaque participant ait l’occasion d’exprimer son avis sur le sujet traité. L’objectif est de maintenir une atmosphère positive et propice aux échanges constructifs.

Afin de faciliter la prise de notes et assurer la traçabilité des échanges importants, l’organisateur collabore étroitement tout au long de la réunion avec le rédacteur. Il veille à ce que celui-ci ait suffisamment de temps pour synthétiser les échanges et surtout relever les décisions qui en découlent.

En guise de conclusion, il est conseillé de rappeler à l’ensemble des participants les décisions majeures qui viennent d’être prises. L’organisateur doit également mettre l’accent sur les prochaines étapes importantes : doit-on fixer la date de la prochaine réunion ? Est-ce que chaque participant a bien connaissance de tâches et responsabilités qui lui incombent ? L’objectif est d’assurer un suivi efficace d’une réunion à la suivante.

Le rédacteur

À l’heure de la réunion, le rédacteur rédige le compte rendu des échanges en veillant à être synthétique et systématique. L’important est de relever les points essentiels, en se risquant parfois à quelques raccourcis, afin de ne pas perdre le fil des discussions. Formulations et orthographe pourront être revus ultérieurement lors de la phase de relecture. Ce qui est primordial lors de la prise de note en temps réel, c’est de mettre en exergue les décisions prises lors de la rencontre afin que celles-ci soient claires pour tous les collaborateurs. Dans une démarche plus opérationnelle, le rédacteur se charge également de déléguer les éventuelles tâches découlant des décisions aux personnes concernées.

Le gardien du temps

Durant la rencontre, le gardien du temps garde en permanence un œil sur sa montre afin de faire respecter le timing prévu pour la réunion. Au besoin, il n’hésite pas à interpeller discrètement l’organisateur afin de lui faire remarquer que le temps imparti est écoulé. L’animateur pourra ainsi écourter les échanges en allant à l’essentiel afin de statuer sur une décision. En fin de réunion, le time keeper annonce la fin du timing à l’ensemble des participants.

Les participants

Trop souvent, les participants d’une réunion sont dissipés et plus enclin à consulter leurs téléphones portables qu’à être attentifs aux échanges. Lorsqu’on assiste à une réunion, nous nous devons d’être à l’écoute à 100% afin de retenir les points essentiels. Il faut particulièrement être attentif aux décisions sur lesquelles l’assemblée statue afin de garder en tête les objectifs finaux et contribuer à leur bonne réalisation. Être à l’écoute, contribuer aux échanges et ne pas se laisser distraire font partie intégrante des responsabilités de chaque participant. En somme, soyez actifs et concernés durant vos réunions d’équipe !

Finalement, les participants ne doivent pas hésiter à poser des questions en fin de réunion afin de s’assurer qu’ils ont bien compris les tâches dont ils sont responsables. Il faut absolument penser à la partie opérationnelle qui découle de la réunion afin que les activités entreprises soient un succès pour toute l’équipe.

Après la réunion

L’organisateur

Après la réunion, l’organisateur veille à la réalisation des tâches et s’assure que chaque collaborateur ne se retrouvent pas face à des difficultés qui pourraient empêcher sa progression et l’atteinte des objectifs. Avec l’aide du rédacteur, il permet à chaque participant d’accéder au compte rendu de la réunion afin que tous puissent relire son contenu, prendre connaissance des tâches attribuées et des prochaines échéances.

Le rédacteur

Après la réunion, le rédacteur passe en revue les notes prises en direct afin de les mettre en forme, de les compléter et de les corriger si nécessaire. Le but étant de rendre les propos des locuteurs le plus clair possible. Une fois le compte rendu des discussions relu et validé, le rédacteur s’assure également que tous les documents à transmettre sont mis à disposition des participants. Ce travail réalisé, le compte rendu peut être transmis à l’ensemble des participants qui pourront ainsi s’y référer en cas de besoin. Le compte rendu doit être assez précis pour être également compris des éventuels absents à la réunion ou autres membres externes. Une retranscription soignée et organisée favorisera une communication efficace entre les collaborateurs et facilitera l’organisation de la réunion suivante.

Les participants

Maximum 24 heures après réception du compte rendu validé par les organisateurs, les participants doivent le relire attentivement. Il est bien plus facile de prendre connaissance d’un compte rendu quand la réunion est encore dans notre esprit et que l’on a encore les principaux objectifs en ligne de mire. Chaque participant prendra ensuite la peine de bien noter toutes les tâches qui lui ont été attribuées. Il veillera à respecter les échéances de celles-ci, surtout si elles doivent être réalisées d’ici à la prochaine rencontre. En cas de nécessité, les participants n’hésiteront pas à demander l’aide nécessaire à leurs supérieurs pour assurer l’atteinte des objectifs fixés dans le temps imparti. Et n’oubliez pas, demander de l’aide n’est pas un aveu de faiblesse, bien au contraire !

Bonus : la préparation, phase clé de la réunion

Par le biais de cet article, nous constatons à quel point des rôles bien définis favorise une réunion efficace. C’est pourquoi la phase de préparation est essentielle à la bonne conduite de celle-ci. Si vous prenez le temps de bien préparer votre rencontre, en définissant les objectifs, en convoquant les bonnes personnes, en leur attribuant des rôles précis et en préparant scrupuleusement votre ordre du jour et son timing, votre réunion sera une véritable réussite ! Nous avons ici listé 4 rôles qui sont clés selon notre appréciation, mais il va de soi qu’il existe bien d’autres rôles importants : le maître des décisions ou encore le médiateur sont autant de casquettes qui peuvent être attribuées selon votre politique interne. Il s’agira simplement que chaque intervenant ait bien conscience de son impact sur le bon déroulement de la réunion et sur l’atteinte des objectifs. On l’oublie trop souvent, mais l’organisation d’une réunion est un véritable travail d’équipe et n’est pas uniquement la responsabilité de son initiateur. En adoptant cette façon de procéder, vous améliorerez sans nul doute l’efficience de vos réunions d’entreprise ! Il existe bien évidemment des outils digitaux qui vous aideront à rendre vos réunions efficaces.

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