La digitalisation des communes est devenue un enjeu incontournable dans un paysage en constante évolution de l'administration municipale. Face à cette révolution, la gestion efficace des tâches, la rationalisation des processus et une gestion de l'information sont des défis majeurs à relever.

Dans cet article, nous explorerons les enjeux de la digitalisation municipale et nous plongerons dans l'expérience de Loïc Blardone, secrétaire de la commune de Saxon (VS), en tant que chef de projet et utilisateur de la plateforme collaborative WEDO. De la mise en place d'un système d'information sécurisé basé sur le Cloud à la résolution des défis inhérents à la digitalisation, cette exploration mettra en lumière le rôle essentiel des technologies dans la modernisation de la gouvernance locale.

Quels étaient les principaux défis managériaux de la Commune avant d'adopter WEDO ?

Avant d'intégrer WEDO, nos lacunes et nos besoins étaient principalement liés à la traçabilité des tâches et des demandes. Nous devions surmonter de nombreux défis posés par des processus qui n'étaient pas documentés et donc souvent dépendants de la mémoire des collaborateurs.

De plus, la gestion d’importants volumes de documents, d’informations et de demandes provenant de diverses sources (courrier postal, courriels, demandes des citoyens et demandes inter-institutions) devenait de plus en plus complexe à traiter et à répertorier.

Enfin, nous avions besoin d'une solution qui nous permette de suivre efficacement les demandes des Travaux Publics, notamment pour la Direction des Bâtiments, qui gère les questions d'intendance qui ne peuvent absolument pas être laissées au hasard.

Quels étaient les défis majeurs lors de la mise en œuvre de WEDO ?

En premier lieu, il fut important de déterminer quels seraient les utilisateurs de la plateforme. Nous nous sommes par exemple demandés s'il était plus opportun d'inclure uniquement le service administratif, ou si les services externes devaient l'être également. Par ailleurs, il fut essentiel de prédire l'utilité de la plateforme pour chaque rôle, de comprendre l'intérêt des collaborateurs et leur niveau d'acceptation du projet.

Afin d'assurer un accompagnement optimal et que chacun se sente impliqué, nous avons choisi d'inclure tout le personnel ayant à gérer des tâches administratives, soit 35 collaborateurs. Ceux-ci comprennent l'administration (office de la population, service des finances, Service technique et des constructions), le directeur, l'adjoint, la bibliothécaire et les acteurs des services scolaires et parascolaires, le responsable des travaux publics, le délégué au patrimoine, les animateurs socioculturels ou d'insertion, les gestionnaires du service des bâtiments, le personnel technique et, pour finir, les membres du Conseil municipal.

Certains craignaient que l'implémentation d'un outil numérique supplémentaire soit au détriment des échanges humains au sein du bureau, laissant place à une communication strictement axée sur les notifications. Cependant, l'introduction de la fonction d'e-mail en tâche offre une solution qui permet d'attribuer des tâches tout en maintenant un aspect humain dans la communication. En effet, elle permet d'envoyer un e-mail dans un format conventionnel, tout en créant une tâche pour la personne ou le service correspondant. Cette option s'avère également extrêmement pratique pour éviter des manipulations fastidieuses. Par exemple, lorsqu'il est nécessaire de répondre à un courriel avec un accusé de réception et que celui-ci doit être transmis à un service, une tâche peut être générée en parallèle.

Toutefois, le défi majeur restait l’adhésion des utilisateurs, en particulier de ceux qui sont moins familiers avec la technologie. La clé du succès fut la communication de l'utilité de plateforme et de ses modules de gestion pour chaque secteur d'activité. Nous avons mis en avant le gain de temps et le support managérial que l'outil peut prodiguer. Enfin, les formations ciblées aux besoins de chaque secteur permirent aux utilisateurs de prendre rapidement leurs marques dans l'interface.

Comment s'est déroulée l'implémentation de la plateforme WEDO ?

La mise en marche de WEDO s'est déroulée en plusieurs étapes clés :

Démonstration de la plateforme : le projet a débuté avec une présentation du produit par l'équipe de WEDO, directement dans nos locaux.

Échange avec une commune utilisatrice : nous nous sommes entretenus avec des collaborateurs d’une commune utilisatrice de la plateforme WEDO afin de connaître leur avis et leur expérience.

Acceptation du Projet : le projet a été officiellement accepté. Avec l'aide et les conseils de notre conseiller WEDO, nous avons nommé les chefs de projet et sélectionné les futurs utilisateurs avec l'aide de l'équipe WEDO.

Préparation et Formation : nous avons préparé des checklists de nos différentes procédures au format Excel en amont, dans le but de les intégrer et de les automatiser dans WEDO. Le paramétrage du réseau et des modules de tâches, de checklists et de réunions a été fait en présence de notre conseiller WEDO pour assurer un environnement solide et personnalisé selon nos besoins.

Communication aux collaborateurs : les futurs utilisateurs ont été informés par e-mail de l'imminente implémentation de la plateforme WEDO, de son utilité et des prochaines étapes d'intégration. Nous les avons encouragés à rédiger des checklists liées à leurs projets, sur la base d’un modèle, afin qu'ils puissent se préparer à la mise en route de leurs propres espaces de travail.

Formations des collaborateurs : une formation obligatoire a été organisée, dispensée à distance par groupes ou en présentiel, par notre conseiller WEDO. La formation a duré 1 h 30 et a couvert la gestion des tâches, des espaces de travail, des modèles de checklists, et des réunions.

Démarrage en Production : le projet est passé en production, et WEDO est devenu un outil quotidien pour la gestion des tâches.

**Suivi et améliorations continues :**nous avons maintenu la communication avec les utilisateurs pour les inciter à explorer davantage WEDO et à atteindre un taux de découverte de 100 %. En effet, l'outil dispose d'une manière ludique d'évaluer l'exploration de la plateforme. De plus, les collaborateurs disposent d'un service de support, permettant de répondre à leurs questions d'utilisation.

Dès le début, les retours des collaborateurs ont été très positifs. Ils ont vite compris comment appréhender l’outil et ils ont facilement expérimenté les fonctionnalités de manière individuelle à la suite des formations.

Après quelques mois d'utilisation, quels sont les effets de WEDO sur la productivité de vos équipes ?

L'adoption de WEDO a révolutionné notre façon de gérer les affaires courantes :

• La plateforme nous donne un accès rapide à l'état des demandes en cours, réduisant ainsi le temps de recherche d'information.
• Elle permet une communication efficace entre les acteurs et les secteurs, permettant de faire progresser les projets et les demandes plus rapidement.
• La transmission de missions et de nombreux processus récurrents sont facilités, comme par exemple la délégation de tâches du Conseil Communal aux services, la gestion du courrier entrant, les demandes aux services techniques ou la soumission des besoins des utilisateurs de bâtiments communaux.
• Nous avons pu nous imprégner d'une vision plus pragmatique de la gestion de projet.
• Avec le module de réunion de WEDO, certaines commissions municipales peuvent maintenant suivre facilement les discussions des séances et l'avancement des tâches liées. Elles ont également pu uniformiser les procès-verbaux et faciliter leur partage.
• Les nombreuses procédures de la commune ont pu être documentées sous forme de checklists automatisées.
• L'outil fut simple et rapide à mettre en place.

À titre personnel, j’ai été emballé très vite par le projet de mettre en place un outil comme WEDO. Il était impératif pour notre administration d’évoluer vers un mode de gestion centralisé permettant un suivi rapide et une prise en main simple. Je suis aujourd’hui convaincu de notre nouvelle manière de travailler et ne reviendrais d’aucune manière en arrière.