## Qu'est-ce qu'un compte rendu de réunion ? 

Le compte rendu est **un** **résumé des échanges et discussions observés** lors d'une assemblée ou d'une réunion, ainsi que des décisions prises et des actions lancées à cette occasion. Une réunion est considérée comme réussie quand elle est suivie d'un compte rendu rapidement diffusé et contenant des informations clés : quels ont été les sujets abordés, qui fait quoi, pour quand et quelles sont les tâches découlant des décisions. Le compte rendu de réunion précise :

* Les participants ;
* Les absents (ainsi que les personnes excusées) ;
* Le lieu de la réunion ;
* La date de réunion.

Dans chaque point abordé doit figurer :

* Le présentateur ;
* Un résumé des principaux échanges ;
* Les décisions prises ;
* Les tâches déléguées lors de la réunion, attribuées à l'un ou l'autre des participants, avec si possible une date d'échéance.

## Le rôle important du rédacteur du compte rendu

Le rédacteur du compte rendu joue un grand rôle dans le bon déroulement et le succès de la réunion. Bien souvent, cette personne chargée de la préparation de la réunion et également amenée à gérer la rédaction du compte rendu ainsi que de la diffusion de la version définitive à tous les participants. Aussi, le rédacteur doit revêtir un certain nombre de qualités : précision, systématisme, capacité d'écoute, rapidité et organisation sont autant d'atouts essentiels pour qu'une réunion soit bien menée de sa préparation à son terme. 

## 1\. Préparer votre ordre du jour

Pour qu'une réunion soit optimale, il faut bien entendu consacrer un temps important à sa préparation. Aussi, le rédacteur, épaulé par l'organisateur, doivent préparer l'ordre du jour consciencieusement tout en gardant à l'esprit les objectifs de la rencontre. L'ordre du jour permet de présenter en avance les thématiques abordées aux participants. Il a principalement pour but de faciliter le déroulement de la réunion le jour J. Lors de la réunion, en présentiel ou en visioconférence, les points seront abordés de façon chronologique, raison pour laquelle l'ordre du jour doit être pensé en ce sens au préalable. Pour faciliter la conduite de la réunion, le rédacteur peut agrémenter l'ordre du jour de paragraphes et de fichiers afin de documenter suffisamment la trame et la rendre accessible aux participants. Un ordre du jour préparé avec attention favorisera une réunion efficace et opérationnelle !

## 2\. Vérifier l'ordre du jour avant la réunion

Dans l'idéal, l'ordre du jour devrait être préparé de façon collaborative. Chaque participant devrait pouvoir alimenter le point à l'ordre du jour dont il est responsable. Si vous procédez ainsi dans votre organisation, le rédacteur devrait vérifier le contenu de l'ordre du jour avant le jour de la rencontre. Ainsi, il aura en tête les thématiques à traiter ainsi que l'ordre dans lequel elles vont se dérouler. En vérifiant l'ordre du jour, le rédacteur garde à l'esprit le fil rouge de la réunion et pourra probablement optimiser la rédaction de son compte rendu. 

## 3\. Synthétiser l'essentiel des discussions

Afin que le compte rendu des discussions puisse être consulté et compris de tous, le rédacteur doit faire preuve d'une forte capacité de synthèse tout en s'efforçant de rester suffisamment clair pour restituer les échanges avec précision. En effet, les absents doivent être en mesure de comprendre l'essentiel des discussions ainsi que les décisions validées en parcourant le compte rendu. Des phrases trop complexes et non synthétiques rendraient la lecture fastidieuse. C'est pourquoi le rédacteur doit être concis et capable de résumer des discussions parfois complexes. 

## 4\. Rédiger de façon systématique

Lors de la réunion, le type de rédaction réservé au compte rendu se présente comme un élément important qui déterminera la qualité du rapport. En effet, il est conseillé de procéder de façon systématique. Cette démarche aura l'avantage de permettre au rédacteur d'améliorer son efficacité et d'avoir en tête une trame claire pour le compte rendu. La lecture sera également facilitée. Aussi, si vous êtes amené·e à rédiger un compte rendu, essayez de réfléchir à la meilleure manière de construire votre rédaction. Par exemple, vous pourriez composer chacun de vos points de la manière suivante :

* Ajouter de paragraphes, pour restituer l'essentiel des discussions
* Mettre en évidence les décisions sur lesquelles vous statuez
* Établir la liste des tâches découlant des décisions - en nommant un responsable par tâche

En somme, chacun de vos points s'articulera entre paragraphes, décisions et tâches. En ayant une telle trame en tête, vous éviterez des oublis et resterez attentif à l'importance de la prise de décisions, dimension faisant parfois défaut lorsqu'on arrive au terme de la réunion. 

## 5\. Mettre en évidence les décisions

Nous l'avons mentionné, il est très important de mettre en évidence toutes les décisions prises lors de la rencontre. N'oublions pas que bien souvent les réunions servent justement à statuer sur différentes thématiques afin de progresser vers l'atteinte des objectifs fixés. Veillez donc à toujours vous demandez à l'issue de la rédaction d'un paragraphe si une décision validée mériterait d'être mise en évidence. En étant attentif à la mise en exergue des décisions, vous faciliterez également le travail de relecture des participants ou absents. 

## 6\. Définir et déléguer les tâches lors de la réunion

Trop souvent, au terme d'une rencontre, les participants ne savent pas ce qui doit être fait et surtout qui sont les responsables des actions à mettre en place. Afin de rendre les collaborateurs opérationnels dès le terme de la réunion, veillez à définir clairement les actions à réaliser d'une réunion à la suivante. Nommez également un responsable par tâche - quitte à préciser toutes les personnes concernées par la tâche en question. Si vous le pouvez, précisez également la date d'échéance afin que le responsable connaisse le délai imparti pour la réaliser. 

## 7\. Faire un point récapitulatif en fin de réunion

Ce conseil se destine aux personnes qui souhaitent réaliser un point faisant office de "résumé" afin de faciliter la relecture du compte rendu. Cette démarche aura également l'avantage d'ancrer dans l'esprit des participants les éléments importants comme les décisions majeures sur lesquelles l'on a statué. Un résumé peut par exemple reprendre uniquement les décisions les plus importantes ou alors les tâches à effectuer en priorité d'ici le prochain point de situation. Vous pouvez tout à fait présenter votre récapitulatif à l'aide d'une liste à puce - l'essentiel est de rester concis et bref. 

## 8\. Relire et corriger rapidement le compte rendu 

Nul besoin de préciser à quel point il est essentiel de relire le compte rendu à l'issue de la réunion. Le mieux serait de réaliser ce travail, parfois fastidieux, directement après la rencontre. Ainsi, le rédacteur aura encore en tête l'essentiel des discussions et pourra fournir un travail précis et efficace. La relecture réalisée, le compte rendu pourra être partagé rapidement avec l'ensemble des participants afin que ceux-ci soient tout de suite opérationnels. Les absents quant à eux pourront prendre connaissance des échanges et également réaliser les actions dont ils seront éventuellement responsables. 

## En résumé

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_05_infographie_8_conseils_pour_ameliorer_vos_comptes_rendus_de_reunions_1024x576_ab4d7e252b.png)

## Des outils digitaux facilitent la rédaction de vos comptes rendus

Après avoir passé en revue ces 8 conseils, nous constatons à quel point le travail du rédacteur n'est pas évident. Mais alors comment couvrir facilement toutes ces recommandations afin de rédiger efficacement vos comptes rendus de réunion ? 

Heureusement, il existe de nombreux outils collaboratifs qui proposent de vous aider dans cette tâche parfois fastidieuse et chronophage. WEDO vous accompagnera avant, pendant et après la réunion afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel, soit la réussite de votre réunion. En collaborant lors de toutes les étapes encadrant la réunion, vous favoriserez également la bonne conduite du _meeting_. En effet, le rédacteur doit être soutenu par l'ensemble des participants, tous responsables du succès de la rencontre. 

Avec WEDO, rendez vos réunions efficaces en rédigeant le compte rendu en temps réel. Bon nombre de fonctionnalités vous permettent d'ajouter du contenu facilement : paragraphe, décisions, tâches et fichiers sont autant d'éléments qui alimenteront votre procès-verbal. L'avantage notoire de WEDO ? Vous pouvez profiter d'un outil de recherche performant ! En quelques clics, et à l'aide du bon mot clé, lancez une recherche à travers le contenu de vos réunions, décisions, tâches ou encore fichiers. Vous accédez instantanément à ce que vous recherchez ! Il est tellement simple de rédiger un compte rendu à l'aide de WEDO que vous ne perdrez plus de temps à le réécrire à l'issue de la réunion. Rendez vos réunions efficaces !

Le rôle du rédacteur d'une réunion est essentiel, mais cette tâche ne s'avère de loin pas évidente et requiert bon nombre de compétences. Vous êtes régulièrement amené·e à rédiger des comptes rendus de réunion ? Alors cet article a été écrit pour vous ! Découvrez 8 conseils pour améliorer la rédaction de vos comptes rendus de réunions. 

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8 conseils pour améliorer vos comptes rendus de réunion

**HR Today est le média suisse de référence dans le domaine de la gestion des ressources humaines. Le 28 avril 2021, un article consacré aux réunions à distance a été publié dans la rubrique spéciale _Remote Work_. On y fait référence à WEDO qui se présente comme la solution collaborative idéale pour des réunions à distances efficaces.** 

La collaboration à distance est désormais un enjeu quotidien pour toutes les entreprises. WEDO propose un outil qui permet de gérer les réunions, les tâches ainsi que les projets. Chaque collaborateur peut contribuer à la préparation des réunions, rédiger un compte rendu ou encore prendre connaissance des tâches qu'il doit réaliser depuis n'importe quel endroit.

La digitalisation des entreprises a engendré une recrudescence de l’échange d’informations entre collaborateurs. Récemment, le travail à distance a encore accentué cette problématique. Bien que les outils tels que Zoom et Microsoft Teams facilitent les échanges et la communication, ils n’apportent pas de solution au manque de structure de l’information. Les collaborateurs se retrouvent donc noyés dans un flot d'informations et souffrent souvent d'un mal chronophage : la réunionite aigüe. Les réunions et leur suivi prennent un temps fou, la gestion des tâches déléguées est fastidieuse et il est difficile de savoir qui fait quoi et pour quand. WEDO est la solution qui aide les organisations à collaborer efficacement. \[...\]

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_04_smartmockups_knhgyzdy_1024x682_099a323f24.png)

::button-primary[Lire la suite de l'article]{link="https://hrtoday.ch/de/article/eine-kollaborative-plattform-fuer-effiziente-sitzungen"}

En ce mois d'avril, HR Today propose de s’intéresser à la thématique très actuelle du Home Office. Le média suisse présente WEDO comme une solution idéale pour gérer efficacement les réunions à distance. À travers cet article, découvrez comment notre outil facilite vos rencontres virtuelles.

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Un outil collaboratif pour des réunions à distance efficaces

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

Prochain webinaire | 10 astuces pour la gestion des checklists

![sécurité données de santé](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/H_Ealthsector_data_privacy1_b6226a7d74.png)

## Qu'est-ce que la certification Hébergeur de Données de Santé “HDS” ?

La certification HDS est une norme française obligatoire pour les entreprises qui stockent ou traitent des données de santé à caractère personnel. Instaurée pour garantir que ces données sensibles sont hébergées de manière sécurisée, protégées contre les accès non autorisés, et gérées conformément aux exigences légales et réglementaires, la certification HDS est bien plus qu'une simple obligation légale ; elle représente un gage de qualité et de sécurité dans l'hébergement des données de santé. Répondant aux enjeux majeurs de protection des données sensibles, de conformité réglementaire, et de confiance des utilisateurs, elle s'avère indispensable à l'ère de la digitalisation des services de santé pour garantir la sécurité et la confidentialité des données de santé.

## Pourquoi la certification HDS est-elle essentielle ?

### Protection des données sensibles

Les données de santé comprennent des informations sensibles sur l'état de santé, les traitements, et les antécédents médicaux d'une personne. Une violation de ces données peut avoir des conséquences graves sur la vie privée et la dignité des individus. La certification HDS assure que les hébergeurs mettent en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger ces informations.

### Conformité réglementaire

En France, le cadre législatif entourant la protection des données de santé est particulièrement strict. La certification HDS, conforme aux normes RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et à la législation française, permet aux établissements de santé de respecter leurs obligations légales en matière de protection des données.

### Confiance des patients et des professionnels de santé

La certification offre une garantie que les données sont gérées de manière professionnelle et sécurisée, renforçant ainsi la confiance des patients, de plus en plus préoccupés par la protection de leurs données personnelles, et celle des professionnels de santé, qui peuvent compter sur des services d'hébergement fiables pour la gestion des dossiers médicaux.

![Hébergement des données de santé](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/HDS_b91b8bce98.png)

## Champs d’application de la certification HDS

### Champ d’application 1 : Hébergement de dossiers médicaux électroniques

Un hôpital choisit un prestataire certifié HDS pour l'hébergement de ses dossiers médicaux électroniques, assurant ainsi la protection des données de ses patients contre les cyberattaques et les violations de données, tout en garantissant un accès rapide et sécurisé aux informations médicales par le personnel autorisé.

### Champ d’application 2 : Application mobile de suivi de santé

Une start-up développe une application mobile permettant aux utilisateurs de suivre leur état de santé, de programmer des rappels pour la prise de médicaments, et de partager leurs données de santé avec leur médecin. En choisissant un hébergeur certifié HDS, la start-up garantit la protection des données de santé des utilisateurs et assure la conformité de son application avec les réglementations en vigueur.

### Champ d’application 3 : Hébergement des données transcrites dans les différents logiciels de gestion des établissements de santé

Comme toute entreprise, les établissements de santé nécessitent l’aide de logiciels de gestion pour assurer le partage d’informations et de fichiers, la collaboration entre les services et les collaborateurs, ainsi que la gestion administrative, par exemple. Ces logiciels contiennent inévitablement des données sensibles, qu’elles concernent les patients ou encore les collaborateurs. Il est donc impératif que ces logiciels hébergent leurs données dans un data center certifié HDS.

## WEDO : Logiciel de gestion administrative sécurisé pour les établissements de santé

WEDO est une solution Cloud sécurisée qui permet aux professionnels de la santé de collaborer aisément. Grâce à ses nombreux dispositifs de protection des données et son datacenter certifié HDS ([Exoscale](https://www.exoscale.com/compliance/hds/)), WEDO permet de traiter, stocker et communiquer des informations sensibles de manière sécurisé dans son réseau. Voici quelques exemple de traitement de données possibles dans le logiciel WEDO : 

**Processus et checklists**

Grâce à ses modèles de checklists, WEDO unifie les processus internes :

- Checklists pour l’accueil des résidents
- Checklists pour les événements
- Placement des résidents dans les départements et cantons

**Équipes tournantes**

WEDO permet de fluidifier et de centraliser la communication des équipes rotatives :

- Délégation des tâches
- Lecture du fil d’activité pour prendre connaissance des faits qui se sont déroulés lors du service précédent
- Notifications importantes lors de la rotation d’équipe
- Prise de connaissance des fichiers

**Entretiens médicaux**

WEDO permet de garder une trace des discussions médicales et facilite leur recherche :

- Entretiens bilatéraux avec les patients
- Entretiens avec les professionnels de santé
- Colloques de soins
- Toute autre réunion à caractère sensible

**Administration générale et Ressources humaines**

Une gestion simple pour tous les corps de métiers de l’établissement :

- Unification des processus au sein de l’établissement
- Système de commentaires dans les tâches
- Passation facilitée des connaissances et des processus lors d’un changement d’employé au sein d’une équipe administrative ou d’une équipe de soin.



Vous avez des questions sur la sécurité des données de votre établissement de santé ? [Contactez-nous](https://calendly.com/antoine-wedo/quickdemo-fr)

Les données de santé comprennent des informations sensibles sur l'état de santé, les traitements, et les antécédents médicaux d'une personne. La certification HDS assure que les hébergeurs mettent en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger ces informations.

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L'importance de la certification HDS dans le secteur de la santé

![software architecture project management](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/i_Stock_1508581187_d1d980cddf.jpg)

## Architecture : la collaboration au cœur de la réussite

Dans l’univers de l'architecture, la collaboration efficace entre divers partenaires de projet est la clé du succès. Les cabinets d'architecture font face à plusieurs défis majeurs en termes de gestion de projets, de collaborations et de communications, principalement en raison de la complexité et de la nature multidisciplinaire de leurs projets. 

**1. Coordination des différents intervenants :** Les projets d'architecture impliquent de nombreux acteurs, tels que les ingénieurs, les entrepreneurs, les fournisseurs et les clients. La coordination efficace entre ces parties est essentielle pour respecter les délais et les budgets.
**2. Gestion des modifications :** Les projets d'architecture sont sujets à des modifications constantes. Gérer ces changements de manière efficace sans perturber le flux de travail global ni les délais peut être un véritable défi.
**3. Communication et partage d'informations :** La communication claire et le partage efficace d'informations sont cruciaux. Les malentendus ou les retards dans la transmission des informations peuvent entraîner des erreurs coûteuses.
**4. Respect des délais et des budgets :** Les projets doivent souvent être réalisés dans des délais serrés et avec des budgets limités. La gestion efficace du temps et des ressources est donc un défi constant.
**5. Gestion documentaire :** La quantité de documents générés (dessins, spécifications, contrats, etc.) est considérable et leur gestion peut devenir un casse-tête, notamment pour assurer leur mise à jour et leur accessibilité à tous les intervenants.
**6. Gestion des attentes des clients :** Comprendre et répondre aux attentes des clients, tout en gérant les contraintes techniques et budgétaires, est essentiel pour le succès des projets.

Ces défis nécessitent des solutions innovantes et des outils adaptés pour faciliter la gestion de projets, la collaboration et la communication au sein des cabinets d'architecture. La capacité à surmonter ces obstacles détermine la qualité du travail final et la satisfaction des clients. 

## Cas d’utilisation : Sarch, atelier d’architectes à Zürich

Face à ces défis, le cabinet d’architecte [Sarch](https://www.s-arch.ch/) a trouvé en WEDO la solution idéale pour optimiser la gestion de ses projets. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de Marc Schulz et son équipe, qui gèrent la coordination complexe inhérente à la réalisation de projets architecturaux à travers WEDO.

![Marc Schulz, Architecte](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture_fr_d919117059.png)

### Pourquoi avez-vous choisi WEDO et quelles autres solutions avez-vous envisagées ?

Nous avons choisi WEDO parce qu'il est développé et hébergé en Suisse. Auparavant, nous avions envisagé d'autres solutions comme Meetingbooster et iMeetingX, mais finalement, la solution locale de WEDO nous a convaincus.

### Quels sont les défis que vous cherchiez à palier avec l’intégration de WEDO ?

Le plus grand défi dans notre flux de travail était d'avoir une vue d'ensemble des tâches dans toutes les réunions et d'y faire participer tous les participants. WEDO s'est avéré être la solution pour cela, car il nous permet de gérer toutes les tâches de manière centralisée et de les attribuer aux participants concernés.

Les fonctions que nous apprécions le plus chez WEDO sont la possibilité d'importer des tâches des protocoles précédents et de les attribuer aux participants. Nous avons même utilisé l'API et le webhook pour transférer les tâches directement dans notre logiciel central de gestion de la relation client.

### Quelles sont les améliorations majeures observées en termes de processus, de collaboration et de productivité depuis l’intégration de WEDO ?

L'utilisation de WEDO a eu un impact positif sur l'efficacité et la productivité de nos processus de travail, notamment pour la rédaction rapide des comptes rendus de réunion.

WEDO a amélioré nos méthodes de travail en permettant une meilleure collaboration et en encourageant les participants à effectuer leurs tâches via la plateforme.

Bien que nous n'ayons pas de chiffres ou de métriques concrètes pour démontrer l'impact de WEDO, nous utilisons principalement la plateforme pour les notes de dossiers et les comptes rendus de réunions. La fonction d'exportation au format PDF est particulièrement utile pour les participants qui préfèrent lire le procès-verbal hors ligne.

Dans l'ensemble, nous recommanderions WEDO à d'autres entreprises ou professionnels de notre secteur, car il offre un moyen efficace de garder une trace des tâches, des questions en suspens et des décisions dans les procès-verbaux.

### Comment interagissez-vous avec vos partenaires dans WEDO ?

WEDO nous permet d’intégrer nos partenaires dans le suivi de nos projets et d’interagir directement avec eux. Les entreprises et les personnes externes ont réagi positivement à WEDO, même si certaines étaient sceptiques à l'égard des solutions basées sur le web. La collaboration est facilitée et centralisée en un même endroit. 
![Swiss hosted software](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture3_946d4abea3.png)

## Comment WEDO peut améliorer la gestion de projets architecturaux ?

**Gestion des réunions :** Préparez vos réunions en équipe, rédigez les comptes rendus en temps réel et suivez les tâches assignées à vos collègues.

**Gestion de tâches :** Créez des espaces de travail pour vos projets, vos départements et vos équipes, puis partagez les tâches avec vos collègues et partenaires.

**Procédures récurrentes :** Enregistrez des modèles puis lancez des checklists pour suivre leur progression. 

**Gestion de projets :** Créez des espaces de travail pour vos projets, organisez des réunions, attribuez des tâches et partagez des fichiers avec les membres de vos projets.

[Découvrir toutes les fonctionnalités de WEDO](https://wedo.com/fr/features)

Dans l’univers de l'architecture, la collaboration efficace entre divers partenaires de projet est la clé du succès. Face à ces défis, le cabinet d’architecte Sarch a trouvé en WEDO la solution idéale pour optimiser la gestion de ses projets.

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Bureaux d’architectes : le challenge des projets multidisciplinaires

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

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Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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