Module séance repensé : plus simple, plus précis, plus performant

Le suivi des séances en trois étapes

Le nouveau module Séance (version 2) vient de sortir dans WeDo. Ce dernier reprend les concepts de la version 1 et voit deux améliorations principales :

  1. Les modifications sont possibles simultanément par plusieurs acteurs et
  2. L’ordre du jour est rédigé point par point pour plus de précision.

La maîtrise de vos séances en 3 phases est toujours d’actualité :

  • Avant la séance : préparation de l’ordre du jour
  • Pendant la séance : rédaction du procès-verbal et mise à jour des tâches
  • Après la séance : procès-verbal et traçabilité des tâches attribuées en séance

Préparation de l’ordre du jour

Une fois votre séance ajoutée, vous êtes invité à définir les membres puis à préparer votre ordre du jour point par point.

Les points peuvent être hiérarchisés par simple glissé-déposé et se numérotent automatiquement pour un référencement accru lors de vos séances.

Sur chaque point, 8 options sont disponibles :

  • Indenter, modifier ou supprimer le point.
  • Ajouter des notes : les notes vous permettent de lister les informations.
  • Ajouter des décisions : les décisions prises en séance sont clairement visibles dans le PV.
  • Ajouter des tâches : les tâches peuvent être liées à des points précis de l’ordre du jour.
  • Ajouter des fichiers : chaque point peut avoir un ou plusieurs fichiers.
  • Présentateur : votre ordre du jour sert de fil conducteur à la présidence de la séance.

Synchronisation calendrier : une fois l’ordre du jour préparé, un événement se synchronise dans l’agenda des différents participants (compatible Outlook, Google Calendar, etc).

Rédaction du procès-verbal et mise à jour des tâches

Lors d’une séance, vous retrouvez votre ordre du jour point par point avec ses notes, fichiers et tâches liées.

Vous pouvez alors rédiger un ou plusieurs paragraphes pour chaque point grâce au système de note, mettre en avant les décisions prises et lister les tâches à réaliser pour la séance suivante.

Votre ordre du jour vous servira de guide tout au long de la séance pour assurer une présidence exemplaire et maîtriser la durée impartie à la séance.

Les modifications d’échéances et les commentaires sur les tâches sont également tracés automatiquement par WeDo afin de faire partie intégrante du procès-verbal.

Procès-verbal et traçabilité des tâches attribuées en séance

A la fin de la séance, le procès-verbal est accessible à tous les participants et chaque collaborateur reçoit automatiquement les tâches qui lui ont été attribuées dans son espace personnel.

Les tâches exécutées entre deux séances apparaîtront automatiquement comme terminées lors de la séance suivante. L’historique des tâches permet de visualiser les modifications amenées sur chaque tâche avec le lien vers les procès-verbaux correspondants. En bref, WeDo offre une traçabilité complète des tâches au fil des séances sans que vous ayez d’effort à faire.

Lorsque vous créez une nouvelle séance, les informations du procès-verbal précédent sont reprises afin de vous faire gagner du temps et d’éviter les copier-coller et les risques d’erreurs.

Bonus

Recherche

La recherche puissante de WeDo indexe le texte de tous vos procès-verbaux à travers l’ensemble des espaces de travail de votre réseau. Il vous suffit de saisir un ou plusieurs mots clés pour que WeDo recherche automatiquement à l’intérieur de vos PV et affiche rapidement les informations recherchées.

Verrouillage

Chaque procès-verbal peut être verrouillé après relecture pour assurer la traçabilité et la fiabilité de vos archives.

Export en PDF

Un simple clic vous permet d’exporter vos ordres du jour et vos procès-verbaux en PDF. Le module d’export vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez afficher dans le fichier. Ceci est très pratique pour générer des extraits de PV.

Conclusion et remerciement

Cette nouvelle version du module séance permet de réaliser des économies de temps et d’argent.

Les clients qui utilisent ce module avec succès nous ont confiés gagner jusqu’à une heure par séance car le procès-verbal est rédigé durant la séance et non après. Ils nous annoncent aussi une diminution de la durée de leurs séances de 30% en moyenne. Ils préparent mieux leurs séances et évitent ainsi les débordements. Gain de temps également pour la gestion des décisions et des tâches qui en découlent dont WeDo assure automatiquement le suivi.

Nous avons pu intégrer toutes les propositions d’amélioration de nos clients dans cette nouvelle mouture. Nous tenons donc ici à les remercier pour leurs précieux conseils et remarques. WeDo va continuer à évoluer pour devenir un outil collaboratif complet, destiné en primeur, aux entreprises suisses.

Partargez cet artcile

Articles similaires

I'm interested. What is the next step ?

It all starts with a free demo.

Close Menu