WeDo pour les téléphones à la réception

Cet article explique comment utiliser WeDo pour faire suivre les tâches qui arrivent par téléphone à la réception. Répartir les tâches depuis le secrétariat via WeDo présente les avantages suivants :

  • Trace écrite des différentes demandes
  • Délégation aux bonnes personnes
  • Processus sans note ou post-it
  • Commentaires en cas de questions

Rédiger la demande téléphonique sous forme de tâche

Vous pouvez saisir la demande d’un client sous forme de tâche dans votre liste :

Déléguer la tâche à la bonne personne

En fonction de la tâche, vous l’attribuez directement à la bonne personne :

Commentaires en cas de questions

Si votre collègue à une question, il pourra simplement la poser via les commentaires :

Vous serez notifié et pourrez y répondre directement :

Traçabilité des discussions face à une tâche

Toutes les questions et réponses liées à une tâche, laissent une trace dans les commentaires :

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

Conclusion

Grâce à WeDo, la personne qui décroche le téléphone fait suivre les informations aux bonnes personnes de manière simple et rapide. Le tout, sans devoir se déplacer ou rédiger des post-it. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la possibilité de commenter les tâches.