Qu'est-ce qu'un compte rendu de réunion ?

Le compte rendu est un résumé des échanges et discussions observés lors d'une assemblée ou d'une réunion, ainsi que des décisions prises et des actions lancées à cette occasion. Une réunion est considérée comme réussie quand elle est suivie d'un compte rendu rapidement diffusé et contenant des informations clés : quels ont été les sujets abordés, qui fait quoi, pour quand et quelles sont les tâches découlant des décisions. Le compte rendu de réunion précise :

• Les participants ;
• Les absents (ainsi que les personnes excusées) ;
• Le lieu de la réunion ;
• La date de réunion.

Dans chaque point abordé doit figurer :

• Le présentateur ;
• Un résumé des principaux échanges ;
• Les décisions prises ;
• Les tâches déléguées lors de la réunion, attribuées à l'un ou l'autre des participants, avec si possible une date d'échéance.

Le rôle important du rédacteur du compte rendu

Le rédacteur du compte rendu joue un grand rôle dans le bon déroulement et le succès de la réunion. Bien souvent, cette personne chargée de la préparation de la réunion et également amenée à gérer la rédaction du compte rendu ainsi que de la diffusion de la version définitive à tous les participants. Aussi, le rédacteur doit revêtir un certain nombre de qualités : précision, systématisme, capacité d'écoute, rapidité et organisation sont autant d'atouts essentiels pour qu'une réunion soit bien menée de sa préparation à son terme.

1. Préparer votre ordre du jour

Pour qu'une réunion soit optimale, il faut bien entendu consacrer un temps important à sa préparation. Aussi, le rédacteur, épaulé par l'organisateur, doivent préparer l'ordre du jour consciencieusement tout en gardant à l'esprit les objectifs de la rencontre. L'ordre du jour permet de présenter en avance les thématiques abordées aux participants. Il a principalement pour but de faciliter le déroulement de la réunion le jour J. Lors de la réunion, en présentiel ou en visioconférence, les points seront abordés de façon chronologique, raison pour laquelle l'ordre du jour doit être pensé en ce sens au préalable. Pour faciliter la conduite de la réunion, le rédacteur peut agrémenter l'ordre du jour de paragraphes et de fichiers afin de documenter suffisamment la trame et la rendre accessible aux participants. Un ordre du jour préparé avec attention favorisera une réunion efficace et opérationnelle !

2. Vérifier l'ordre du jour avant la réunion

Dans l'idéal, l'ordre du jour devrait être préparé de façon collaborative. Chaque participant devrait pouvoir alimenter le point à l'ordre du jour dont il est responsable. Si vous procédez ainsi dans votre organisation, le rédacteur devrait vérifier le contenu de l'ordre du jour avant le jour de la rencontre. Ainsi, il aura en tête les thématiques à traiter ainsi que l'ordre dans lequel elles vont se dérouler. En vérifiant l'ordre du jour, le rédacteur garde à l'esprit le fil rouge de la réunion et pourra probablement optimiser la rédaction de son compte rendu.

3. Synthétiser l'essentiel des discussions

Afin que le compte rendu des discussions puisse être consulté et compris de tous, le rédacteur doit faire preuve d'une forte capacité de synthèse tout en s'efforçant de rester suffisamment clair pour restituer les échanges avec précision. En effet, les absents doivent être en mesure de comprendre l'essentiel des discussions ainsi que les décisions validées en parcourant le compte rendu. Des phrases trop complexes et non synthétiques rendraient la lecture fastidieuse. C'est pourquoi le rédacteur doit être concis et capable de résumer des discussions parfois complexes.

4. Rédiger de façon systématique

Lors de la réunion, le type de rédaction réservé au compte rendu se présente comme un élément important qui déterminera la qualité du rapport. En effet, il est conseillé de procéder de façon systématique. Cette démarche aura l'avantage de permettre au rédacteur d'améliorer son efficacité et d'avoir en tête une trame claire pour le compte rendu. La lecture sera également facilitée. Aussi, si vous êtes amené·e à rédiger un compte rendu, essayez de réfléchir à la meilleure manière de construire votre rédaction. Par exemple, vous pourriez composer chacun de vos points de la manière suivante :

• Ajouter de paragraphes, pour restituer l'essentiel des discussions
• Mettre en évidence les décisions sur lesquelles vous statuez
• Établir la liste des tâches découlant des décisions - en nommant un responsable par tâche

En somme, chacun de vos points s'articulera entre paragraphes, décisions et tâches. En ayant une telle trame en tête, vous éviterez des oublis et resterez attentif à l'importance de la prise de décisions, dimension faisant parfois défaut lorsqu'on arrive au terme de la réunion.

5. Mettre en évidence les décisions

Nous l'avons mentionné, il est très important de mettre en évidence toutes les décisions prises lors de la rencontre. N'oublions pas que bien souvent les réunions servent justement à statuer sur différentes thématiques afin de progresser vers l'atteinte des objectifs fixés. Veillez donc à toujours vous demandez à l'issue de la rédaction d'un paragraphe si une décision validée mériterait d'être mise en évidence. En étant attentif à la mise en exergue des décisions, vous faciliterez également le travail de relecture des participants ou absents.

6. Définir et déléguer les tâches lors de la réunion

Trop souvent, au terme d'une rencontre, les participants ne savent pas ce qui doit être fait et surtout qui sont les responsables des actions à mettre en place. Afin de rendre les collaborateurs opérationnels dès le terme de la réunion, veillez à définir clairement les actions à réaliser d'une réunion à la suivante. Nommez également un responsable par tâche - quitte à préciser toutes les personnes concernées par la tâche en question. Si vous le pouvez, précisez également la date d'échéance afin que le responsable connaisse le délai imparti pour la réaliser.

7. Faire un point récapitulatif en fin de réunion

Ce conseil se destine aux personnes qui souhaitent réaliser un point faisant office de "résumé" afin de faciliter la relecture du compte rendu. Cette démarche aura également l'avantage d'ancrer dans l'esprit des participants les éléments importants comme les décisions majeures sur lesquelles l'on a statué. Un résumé peut par exemple reprendre uniquement les décisions les plus importantes ou alors les tâches à effectuer en priorité d'ici le prochain point de situation. Vous pouvez tout à fait présenter votre récapitulatif à l'aide d'une liste à puce - l'essentiel est de rester concis et bref.

8. Relire et corriger rapidement le compte rendu

Nul besoin de préciser à quel point il est essentiel de relire le compte rendu à l'issue de la réunion. Le mieux serait de réaliser ce travail, parfois fastidieux, directement après la rencontre. Ainsi, le rédacteur aura encore en tête l'essentiel des discussions et pourra fournir un travail précis et efficace. La relecture réalisée, le compte rendu pourra être partagé rapidement avec l'ensemble des participants afin que ceux-ci soient tout de suite opérationnels. Les absents quant à eux pourront prendre connaissance des échanges et également réaliser les actions dont ils seront éventuellement responsables.

En résumé

Des outils digitaux facilitent la rédaction de vos comptes rendus

Après avoir passé en revue ces 8 conseils, nous constatons à quel point le travail du rédacteur n'est pas évident. Mais alors comment couvrir facilement toutes ces recommandations afin de rédiger efficacement vos comptes rendus de réunion ?

Heureusement, il existe de nombreux outils collaboratifs qui proposent de vous aider dans cette tâche parfois fastidieuse et chronophage. WEDO vous accompagnera avant, pendant et après la réunion afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel, soit la réussite de votre réunion. En collaborant lors de toutes les étapes encadrant la réunion, vous favoriserez également la bonne conduite du meeting. En effet, le rédacteur doit être soutenu par l'ensemble des participants, tous responsables du succès de la rencontre.

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